Over faalkosten en verspillingen!

“Ik geloof niet in LEAN, we hebben het geprobeerd maar het werkt niet, het is gewoon een hype,” zei een directeur van een productiebedrijf tegen mij.
Dat betekent dus dat je eigenlijk zegt: “Ik houd niet van goed organiseren,” want veel meer is LEAN eigenlijk niet. LEAN is de bedrijfskundige methodiek gericht op efficiënter werken. We ontwikkelen met LEAN vooral een flexibele werkwijze waarbij we de klantvraag centraal stellen en we verspillingen zoveel mogelijk elimineren. Veel mensen doen al LEAN zonder dat ze het weten, maar bewust hierop sturen helpt wel ontzettend.

In LEAN hebben we een inside joke: aan mensen die zeggen dat ze veel LEAN doen, vragen we of ze Tim Woods kennen.
Zo ja? Waarvan dan?
Zo nee? Jammer dan!

TIM WOODS staat voor de 8 verspillingen die op iedere werkplek te vinden zijn:

  Ken jij TIM WOODS?

TIM WOODS is een ezelsbruggetje om de 8 vormen van verspilling (‘waste’) eenvoudig te onthouden.

• Transport: onnodige verplaatsing van iets. Dossiers die heen en weer gaan, zoals een aanvraag voor een vacature of een offerte die voor goedkeuring langs meerdere verschillende functionarissen moet. Verplaatsing van materiaal, onnodig heen en weer lopen of rijden. Materiaal dat niet op de werkplek afgeleverd wordt.
• Inventory: onnodige voorraad. Werk dat niet af is, zoals ongelezen e-mails of klantcases in behandeling, een pool met ongebruikte leaseauto’s, opgeslagen materiaal, materiaal op een bouwterrein, opgeslagen verf in een magazijn.
• Motion: overbodige beweging, zoals informatie opzoeken of navragen. Dit is beweging van mensen omdat zaken niet goed georganiseerd zijn. Bijvoorbeeld overleggen met je collega hoe ook al weer om te gaan met een bepaalde situatie, omdat dit nergens is vastgelegd. Heen en weer lopen van mensen, onlogische bediening van materieel.
• Waiting: wachten. Bijvoorbeeld een medewerker die wacht aan de telefoon, of het wachten op een verklaring van goed gedrag bij indiensttreding van een medewerker, wachten op materiaal, wachten op toestemming, wachten op een onderaannemer, wachten op een vergunning, wachten tot iemand terugbelt.
• Overproduction: meer aanbieden dan nodig. Bijvoorbeeld door overcapaciteit vanwege pieken in het werkaanbod, of alvast “voorwerk” doen terwijl een aanvraag nog niet compleet is, meer leveren dan is overeengekomen.
• Overprocessing: meer doen dan wat de cliënt wil of dingen dubbel doen, zoals zaken buiten de afgesproken standaarddienstverlening oppakken of dossiers zowel fysiek en elektronisch opslaan, extra kwaliteits-checks invoeren.
• Defects: fouten, zoals gegevens/mutaties die incorrect of onvolledig worden aangeleverd waardoor het verwerken niet in één keer kan plaatsvinden (zorgt voor herbewerking), verkeerde oplevering, de bekende ‘opleverpuntjes’ in de bouw. Kortom alles wat niet in één keer goed is.
• Skills: pas later toegevoegd aan dit rijtje, maar met stip de grootste verspilling: unused people skills, te weinig gebruikmaken van capaciteiten van medewerkers, het delegeren van taken naar medewerkers met onvoldoende opleiding, niet variëren in leiderschapsstijlen waardoor demotivatie op de loer ligt, werknemers die niet de volle verantwoording nemen, werknemers die vast in een functierol zitten maar veel meer kunnen of werknemers die betaald worden voor hun inspanning maar niet voor het resultaat.

Welke faalkosten herken jij?
Zullen we ze er samen uithalen en vriendelijk afscheid nemen van TIM?

Meer weten?

Sommige ondernemers starten hun Lean programma met het structureren en zichtbaar maken van de processen. Dit zijn relatief eenvoudig uit te voeren activiteiten die snel leiden tot flinke verbeteringen. Het grote voordeel van deze startactiviteit is dat het effect direct waarneembaar is waardoor er snel draagvlak ontstaat. Je faalkosten in kaart brengen is een fluitje van een cent.  Wil je weten wat jij met Lean in jouw organisatie kan doen? Bel mij voor een gratis analysegesprek:

 

Dick Nijman

Organisatieveranderaar, trainer, coach

Werkplaats voor Organisatiecultuur

T: 06 543 945 04

E: info@werkplaatsvoororganisatiecultuur.nl