Een onderzoek in grote productiebedrijven liet zien dat het percentage van de werktijd wat gebruikt wordt voor vergaderen tussen de 25% en de 40% ligt.

Verbazender wordt het als je vraagt naar tevredenheid over de effectiviteit van vergaderen. Die is omgekeerd evenredig. Daarbij zegt 54% dat ze vinden dat ze te veel vergaderen. Daartegenover vindt 4% het te weinig.

De ergernissen lopen uiteen van ‘onvoldoende voortgang’ en ‘een niet capabele voorzitter’ tot ‘weinig commitment van deelnemers’ en ‘niet aan begin- en eindtijden houden’.

Zo besteden we in Nederland in totaal 60 miljard euro per jaar aan vergaderen. Niet alleen vanuit de LEAN systematiek bekeken is dit een grote verspilling.

Ga LEAN vergaderen! Met deze acht bespaartips lukt dat zeker:

1. Stel een doel per agendapunt
   Wat is de toegevoegde waarde van een vergadering? Vergaderingen inspireren, mits het doel bekend is. Je kunt kiezen uit informeren, actie ondernemen of een beslissing nemen. Vermeld dit doel ook achter je agendapunt in de uitnodiging.
2. Niet informeren in een vergadering tenzij…
   Het doel om te informeren ook langs andere wegen kan. Waarom kies je een vergadering? Goede redenen kunnen zijn dat je iedereen op hetzelfde moment dezelfde informatie kan geven. Of het moet van 1 persoon komen of de deelnemers moeten vragen kunnen stellen. Overweeg anders de inzet van een ander middel: digitaal, postvak of de lichtkrant.
3. Nodig selectief uit
   Vergader alleen met mensen die daar een positieve bijdrage aan leveren. Less is more. Wanneer je je aan tijden houdt kunnen deelnemers ook alleen bij die agendapunten aanschuiven die voor hen belangrijk zijn.
4. Werk op tijd
   Begin de vergadering stipt op tijd en ga door als de laatkomers binnenkomen. Het helpt als er tijden per agendapunt in de agenda staan. Zet een (digitale) kookwekker.
5. Inspireer
   In de agenda zijn de punten zo omschreven dat deelnemers zich kunnen voorbereiden en uitgenodigd worden om mee te denken. Een vraag helpt.
6. Bespaar tijd
   Maak alle uitkomsten groot en visueel b.v. op flipover. Foto’s maken en rondsturen voorkomt dat je nog moet notuleren.
7. Geen rondvraag
   Schaf de rondvraag af of doe deze bij de start. Rondvragen belonen vaak mensen die zich niet voorbereiden.
8. Vergader vaker online, telefonisch of via skype
   Helemaal in lijn met het Anders of Nieuwe werken. Niet samen in een zaaltje zijn betekent geen last van laatkomers die de boel ophouden. Geen ruimte voor onderonsjes en veel minder reistijd.

Ik ben benieuwd naar jouw vergadermethode. Voor vragen of om te sparren; neem gerust contact met mij op!