Om maar meteen met de deur in huis te vallen: er gaat nogal eens wat mis bij verandertrajecten!  Eén van de redenen is gebrekkige communicatie. Herken jij een van deze 5 meest voorkomende communicatiefouten bij jouw verandertraject?

1. Er is geen goed verhaal waarom er iets veranderd moet worden.
2. Er is geen goed voorbeeldgedrag en daardoor is de communicatie niet geloofwaardig.
3. Het is bedacht door het management. De communicatie is eenzijdig.
4. Er wordt alleen op inhoud gecommuniceerd en niet op procedure, gevoel en interactie.
5. Een grote groep werknemers wordt niet betrokken in de communicatie rondom de veranderingen.

Fout 1: Verandertraject zonder goed verhaal

Stel jezelf de vraag waarom dat je een verandertraject start. De legitimatie voor het verandertraject komt vaak voort uit een veranderde klantwens of een veranderde markt. Het heeft te maken met de continuïteit van je bedrijf. Waarom wil je veranderen en waar wil je naartoe? Omschrijf voor jezelf duidelijk de harde en zachte doelen, zodat je met een goed verhaal start met je verandertraject.

Fout 2: Verandertraject zonder voorbeeldgedrag

Als je zelf je verhaal niet ondersteunt door het gewenste gedrag te vertonen dan ben je geen goed voorbeeld en communiceer je verwarrend. Goed voorbeeld doet immers volgen. Communicatie is meer dan alleen woorden. Betrek je non-verbale houding bij je verhaal en ondersteun dit vooral met passende acties.

Fout 3: Verandertraject bedacht door het management

Als je met je managementteam maanden tijd investeert in het analyseren van het probleem, veel tijd geeft aan het zoeken naar de beste oplossing, dagen bezig bent om de planning goed voor te bereiden en uren vergadert, waarom geef je dan zo weinig tijd aan je medewerkers om te reageren op het verandertraject?  Alleen het MT of de directie laten nadenken en laten besluiten waarna de medewerkers het mogen uitvoeren is niet effectief. Leer mét elkaar denken én doen. Zo gaat het meestal (mis):

• 5 maanden wordt probleem geanalyseerd
• 5 weken wordt gezocht naar beste oplossing
• 5 dagen wordt planning voor gekozen oplossing voorbereidt
• 5 uur duurt vergadering aan personeel hierover
• 5 minuten voor de medewerkers om te reageren

Zou dat niet anders moeten zijn? Ik heb een programma ontwikkeld dat draagvlak creëert. Wil je daar meer over weten? Neem dan contact met mij op.

Fout 4: Verandertraject zonder te communiceren op alle niveaus

Communiceer niet alleen op inhoud maar neem de andere niveaus van communiceren ook serieus.
Er zijn vier niveaus van communicatie:

1. Inhoud: “Zullen we dat zo oplossen?” Resultaat hiervan is dat  je de inhoudelijke kwaliteit van je overleg omhoog brengt.
2. Procedure: “Hoeveel tijd hebben we voor deze bespreking” Resultaat van procedureopmerkingen is dat je structuur in je overleg aanbrengt.
3. Gevoel: “Ik vind het vervelend dat jij je zorgen maakt.” Resultaat hiervan is dat je als menselijke manager gezien wordt, je creëert draagvlak, mensen werken graag met je, je krijgt daardoor meer informatie.
4. Interactie: “Als je me iedere keer een nieuw plan laat maken denk ik dat er wat anders aan de hand is.” Resultaat hiervan is dat je (in)effectieve patronen benoemd, misverstanden opruimt, je het gesprek verdiept.

Natuurlijk gaat het in verandertrajecten over inhoud. Daar zijn we meestal ook goed in.  Maar wanneer je medewerkers wilt motiveren in verandertrajecten of wanneer ze nieuwe stappen moeten nemen, dan is het toch echt nodig dat je de andere niveaus van communicatie ook onder de knie hebt.

Fout 5: Verandertraject waarbij je te weinig communiceert met de grote groep hardwerkende medewerkers

In ieder verandertraject zijn er een paar kartrekkers, een grote neutralere groep die zich laat leiden (zeg maar dat ze in de kar zitten) en een paar medewerkers die fors weerstand bieden en achter de (verander)kar hangen. We zijn geneigd de laatste groep veel aandacht te geven. Onze focus gaat dan vaak uit naar wie remt, wie lastig is, wie overtuigd moet worden, het lijkt alsof dat eerst opgelost moet worden. Daarmee schenken we te weinig aandacht aan de grote middengroep hardwerkende medewerkers. Maar stel je voor dat een aantal van hen voor de kar springt, dan gaat het trekken van de kar bijna vanzelf. Focus op positiviteit en vergeet deze grote middengroep niet te betrekken bij je verandertraject.

Contact

Wil je meer weten over de aanpak bij verandertrajecten? Heb je hulp nodig? Of wil je even met iemand sparren of je op de goede weg bent? Neem dan contact met mij op of laat je mailadres achter, dan houd ik je op de hoogte.

Heb je vragen, wil je sparren, bel voor een kosteloze afspraak:

 

Dick Nijman

Organisatieveranderaar, trainer, coach

Werkplaats voor Organisatiecultuur

T: 06 543 945 04

E: info@werkplaatsvoororganisatiecultuur.nl