De daily stand-up

Een mooie tool om op een meer efficiënte manier aan de slag te gaan met je team is de Daily en Weekly Stand-up meeting, ofwel de Daily en weekly Stand-up. Een tool die oorspronkelijk is ontstaan bij het ontwikkelen van software. Een paar dagen terug vertelde een teamlid mij dat de Daily Stand-up  in zijn ogen een verspilling van tijd was. Ik besprak dit met de teamleider die me vertelde dat er niets mis mee was en hij nodigde me uit te komen kijken. Dit is wat ik zag (de belangrijkste fouten cursief):

Fout 1: Een Daily Stand-up is niet om problemen tot in detail te bespreken.

Een teamlid zoemt erg in op de details van een probleem waardoor anderen afhaken. Niet iedereen beschikt over dezelfde informatie. Dat werkt demotiverend. Dus ik raad aan om alleen het proces te bespreken. Belemmeringen die meer tijd nodig hebben los je op buiten de daily stand-up.

Fout 2: Een Daily Stand-up is geen micromanagement.

De teamleider zoemt zelf – foutief – erg in op de details door vragen te stellen als: Wat heb je gisteren met de andere taken gedaan? Heb je nog met de architect gepraat? Hoe bevalt dat nieuwe materiaal je?

Fout 3: De Daily Stand-up is niet alleen voor de teamleider alleen.

Wat ik zie is dat een teamlid verslag doet, oogcontact heeft met de teamleider en anderen op hun telefoon kijken. De teamleider reageert met goedkeuring of bijsturing. Hierdoor wordt de teamleider de ouderwetse projectleider. Dat is niet de bedoeling. De leden rapporteren juist aan elkaar, praten met elkaar en bevragen elkaar en zoeken samen naar onregelmatigheden en verbeteringen. Dit zou er de oorzaak van kunnen zijn dat niemand in dit team iets meldt en niemand elkaar hulp aanbiedt.

Fout 4: De Daily Stand-up is geen planningsbijeenkomst.

Er komt van de opdrachtgever een vraag binnen die ter plekke gepland wordt. Hierdoor wordt het proces verstoord en er is geen plek meer voor een echte update over de huidige werkzaamheden. Plan voor een nieuwe vraag of probleem dus een ander overleg. Neem planningsproblemen heel serieus en los die op na de Daily Stand-up, anders loop je erop vast. 

Fout 5: De Daily Stand-up is geen plaats voor technische discussie.

Er is een discussie over type systemen die niet goed werken. Dat betekent dat je steken hebt laten vallen in de voorbereiding. Vervelend, maar los die discussie buiten dit overleg op.

Fout 6: De Daily Stand-up wordt gehouden ver buiten de werklocatie.

Gezien de tijdsverspilling minimaliseer je de looptijden naar de locatie van de Daily Stand-up. Dat betekent dat het planningsbord binnen handbereik van de werklocatie aanwezig is.

Fout 7: Men houdt zich niet aan de basisvragen.

Er wordt afgeweken van de drie – vier vragen, die altijd in iedere sessie terug komen. Tot mijn verbazing behandelen we die dag maar twee vragen, namelijk:

• Wat hebben we gisteren gedaan? (60 % van de tijd gaat hieraan op) 
• Wat doen we vandaag? (De overige tijd)

Niemand spreekt over afwijkingen in het proces, problemen of risico’s, niemand vraagt om steun en niemand biedt hulp. Ook wordt er niet gesproken over wat er morgen te verwachten is of over veiligheid.

De vragen zouden moeten beginnen met: ‘gisteren, vandaag, morgen en vaak – afhankelijk van het soort werk – veiligheid.’ 

• Wat heb ik bereikt sinds gisteren? En wat is daarvan belangrijk voor vandaag?
• Wat ga ik vandaag doen en bereiken?
• Wat voorzie ik vanaf nu tot en met morgen, verwacht ik obstakels, en kan het team me daarbij helpen?

Fout 8: De Stand-up is in de verschillende projecten geen dagelijkse gewoonte.

Bij het ene project is de Daily of Weekly Stand-up wel de gewoonte, bij het andere niet. Zo leren de deelnemers de waarde ervan niet kennen.

Fout 9: Het is niet uitdagend.

Werk bijvoorbeeld met een talking stick en varieer met je vragen. Oftewel: make it fun!

Fout 10: Deelnemers nemen het niet serieus.

Ik zie dat deelnemers niet op tijd zijn, we wachten wel op ze. Of  – andere fout – deelnemers zitten en de stand-up wordt gezien als een verlengde pauze. Maar het is gewoon werk, het is het belangrijkste kwartier van de dag, staand bij het planbord, voorbereid en energiek.

Take it serious.

Meer weten?

Sommige ondernemers starten hun Lean programma met het structureren en zichtbaar maken van de processen. Dit zijn relatief eenvoudig uit te voeren activiteiten die snel leiden tot flinke verbeteringen. Het grote voordeel van deze startactiviteit is dat het effect direct waarneembaar is waardoor er snel draagvlak ontstaat. Lean kan op veel vraagstukken en in ieder type organisatie worden toegepast. De Daily – en Weekly stand levert een enorme bijdrage in overzicht houden, in  ‘neuzen dezelfde kant uit’ en in betrokkenheid.

Wil je weten wat jij met Lean in jouw organisatie kan doen? Of wil je een snelle korte training in probleemanalyse tools? Bel mij voor een gratis analysegesprek:

 

Dick Nijman

Organisatieveranderaar, trainer, coach

Werkplaats voor Organisatiecultuur

T: 06 543 945 04

E: info@werkplaatsvoororganisatiecultuur.nl